Planst du eine Hochzeit, einen Geburtstag, eine Taufe oder ein anderes wichtiges Ereignis? Sicherlich möchtest du, dass deine Gäste rechtzeitig davon erfahren. Genau hier kommt Save the Date ins Spiel – eine kurze, aber äußerst nützliche Nachricht, die es den Gästen ermöglicht, sich den Termin im Kalender zu reservieren, bevor sie die offizielle Einladung erhalten. Aber wann genau sollte man so eine Information verschicken? In welcher Form? Und lohnt sich der Aufwand überhaupt? Wir beantworten all diese Fragen!
Was ist Save the Date und warum lohnt es sich, es zu verschicken?
Save the Date ist eine Vorankündigung des Events. Es ist noch keine offizielle Einladung mit allen Details – es ist eher ein freundschaftliches Signal: „Hey, an diesem Tag passiert etwas Wichtiges, reservier dir die Zeit!“. Dadurch können die Gäste rechtzeitig ihren Urlaub planen, die Kinderbetreuung organisieren oder einfach keine anderen Termine vereinbaren.
Besonders nützlich ist das bei Hochzeiten, Jubiläen oder großen Familienfeiern, bei denen einige Gäste von weither anreisen müssen. Stell dir vor, deine Tante aus Hamburg erfährt einen Monat vorher von der Hochzeit in München – die Chancen auf günstige Flugtickets und ein freies Hotelzimmer sinken dramatisch. Und wenn sie es ein halbes Jahr vorher gewusst hätte? Eine völlig andere Geschichte!
Wann sollte man Save the Date verschicken?
Das Timing ist entscheidend. Ein zu frühes Versenden von Save the Date kann dazu führen, dass die Gäste das Ereignis vergessen, und ein zu spätes – dass sie keine Zeit haben, sich vorzubereiten. Was ist also der goldene Mittelweg?
Hochzeiten und große Feiern
Bei Hochzeiten verschickt man Save the Date standardmäßig 6 bis 12 Monate vor dem geplanten Datum. Wenn du eine Hochzeit in der beliebten Saison (Mai-September) planst, ist es besser, einen längeren Zeitraum zu wählen. Das Gleiche gilt, wenn viele Gäste aus dem Ausland oder aus entfernten Teilen des Landes anreisen müssen.
Geburtstage, Taufen, Kommunionen
Bei kleineren Familienfeiern reichen 2-4 Monate vorher aus. Das gibt den Gästen Zeit, die Anreise und eventuelle Übernachtung zu planen, ist aber nicht so früh, dass das Datum in Vergessenheit gerät.
Firmenfeiern und Events
Hier lohnt es sich, Save the Date etwa 6-8 Wochen vor dem Ereignis zu verschicken. Im Geschäftsumfeld füllen sich die Kalender schnell, daher erhöht eine frühere Information die Teilnahmequote deutlich.
Was sollte ein Save the Date enthalten?
Denk daran, dass Save the Date keine vollständige Einladung ist – es soll kurz und prägnant sein. Hier sind die wesentlichen Elemente:
- Datum des Ereignisses – das ist offensichtlich, aber es sollte hervorgehoben und gut lesbar geschrieben sein
- Art der Feier – Hochzeit, 50. Geburtstag, Taufe des kleinen Lukas
- Namen der Gastgeber – wer einlädt (das Brautpaar, das Geburtstagskind, die Eltern des Kindes)
- Ort – die Stadt oder Region reicht aus, die genaue Adresse kommt in der Einladung
- Hinweis, dass die offizielle Einladung später folgt
Du kannst auch eine kurze, persönliche Notiz hinzufügen oder um eine vorläufige Zusage bitten – besonders wenn du eine Hochzeit im Ausland oder an einem ungewöhnlichen Ort planst.
In welcher Form sollte man Save the Date verschicken?
Du hast mehrere Möglichkeiten zur Auswahl, und jede hat ihre Vor- und Nachteile. Schauen wir sie uns der Reihe nach an.
Traditionelle Postkarten
Die Eleganz des Klassischen. Papier-Save-the-Dates sehen wunderschön aus und können als Erinnerung am Kühlschrank aufgehängt werden. Sie eignen sich hervorragend für formelle Anlässe, bei denen es dir wichtig ist, schon beim ersten Kontakt mit den Gästen eine besondere Atmosphäre zu schaffen.
Der Nachteil sind natürlich die Kosten – Druck, Umschläge, Porto. Bei einer Liste von 100 Gästen kann das durchaus ins Geld gehen. Dazu kommt die Zeit für Vorbereitung und Versand. Und was, wenn jemand die Adresse wechselt oder die Karte auf der Post verloren geht?
E-Mails
Schnell, günstig, praktisch. Eine E-Mail kommt sofort an und kostet nichts. Du kannst eine schöne Grafik anhängen und sogar einen Link zum Google-Kalender, damit die Gäste das Ereignis mit einem Klick in ihren Planer eintragen können.
Der Nachteil? E-Mails werden leicht übersehen oder in der Flut der täglichen Korrespondenz vergessen. Sie haben auch nicht diesen „Wow-Effekt“, den eine schöne Karte im Briefkasten bietet.
Nachrichten in sozialen Medien
Die schnellste Option. Messenger, WhatsApp, SMS – du erreichst alle in wenigen Minuten. Das ist die ideale Lösung für lockere Feiern, bei denen formelle Etikette keine große Rolle spielt.
Aber willst du wirklich deine Hochzeit in einer Gruppennachricht im Messenger ankündigen? Bei wichtigen Feiern kann das zu… lässig wirken. Außerdem entsteht leicht Chaos, wenn die Gäste anfangen zu antworten, Fragen zu stellen und Nebengespräche zu führen.
Eigene Hochzeitswebseiten
Immer mehr Paare erstellen Hochzeitswebseiten, auf denen sie alle Informationen sammeln – vom Save the Date über Details zur Zeremonie bis hin zur Geschenkliste. Das ist eine elegante und praktische Lösung, erfordert aber Zeit für die Vorbereitung (oder Geld, wenn du es einem Profi überlässt).
Kann man Tradition mit Moderne verbinden?
Natürlich! Und hier kommt eine interessante Idee ins Spiel. Viele Menschen entscheiden sich für einen hybriden Ansatz – sie verschicken traditionelle Karten mit einem QR-Code, der zu einer Seite mit zusätzlichen Informationen führt. Das ist eine Möglichkeit, die elegante Form zu bewahren und gleichzeitig die Technologie zu nutzen.
Und wo wir schon von QR-Codes und dem Sammeln von Erinnerungen an wichtige Ereignisse sprechen – es lohnt sich, nicht nur darüber nachzudenken, wie man Gäste einlädt, sondern auch, wie man später ihre Fotos sammelt. Denn jeder wird mit dem Smartphone fotografieren, richtig? Und wie bekommt man dann all diese Fotos an einen Ort?
Von Save the Date zur Fotogalerie – plane alles im Voraus
Mit dem Versenden von Save the Date beginnst du die Planung deines großen Tages. Aber es lohnt sich, schon jetzt darüber nachzudenken, was nach der Feier sein wird. Eine der größten Herausforderungen ist das Sammeln von Fotos der Gäste – jeder verspricht, sie zu schicken, aber in der Praxis… ja, genau.
Traditionelle Methoden funktionieren selten. Gruppenalben auf Facebook? Die Hälfte der Gäste hat kein Konto oder möchte dort keine privaten Fotos hochladen. Google Drive? „Schick mir den Link nochmal, der ist irgendwo verschwunden“. WhatsApp-Gruppen? Chaos und hunderte von Benachrichtigungen.
Genau deshalb wurden Tools wie PixFiesta entwickelt. Sie funktionieren nach einem einfachen Prinzip – du bekommst einen einzigartigen QR-Code, den du auf Einladungen, Save the Dates und dann auf der Feier selbst platzierst (auf den Tischen, an der Bar, am Eingang). Die Gäste scannen den Code mit dem Handy und können sofort Fotos zur gemeinsamen Galerie hinzufügen. Ohne Anmeldung, ohne App-Download, ohne Komplikationen.
Wie verbindet man Save the Date mit einer Foto-Sammel-App?
Hier ist eine clevere Idee: Schon im Save the Date kannst du den Gästen erwähnen, wie ihr die Fotos von der Feier sammeln werdet. Du könntest etwas schreiben wie:
„Die Hochzeitsfotos sammeln wir über eine spezielle App – Details folgen in der Einladung!“
Und in der offiziellen Einladung platzierst du dann den QR-Code, der zur Galerie führt. So sind die Gäste vorbereitet und werden diese Option während der Feier gerne nutzen.
Wichtig ist, dass PixFiesta nur eine einmalige, günstige Gebühr kostet – deutlich weniger als eine traditionelle Fotobox oder ein zusätzlicher Fotograf. Und die Fotos der Gäste sind oft die wertvollsten, weil sie die Feier aus der Perspektive der Teilnehmer zeigen, nicht nur aus der des Profis hinter der Kamera.
Praktische Tipps zum Schluss
Fassen wir die wichtigsten Hinweise zu Save the Date zusammen:
- Beginne mit der Gästeliste. Bevor du irgendetwas verschickst, stelle sicher, dass du aktuelle Kontaktdaten aller Personen hast
- Sei konsequent. Wenn du Papierkarten verschickst, schicke sie an alle. Das Mischen von Formen kann dazu führen, dass sich jemand weniger wichtig fühlt
- Übertreibe nicht mit Informationen. Save the Date ist eine Ankündigung, keine Enzyklopädie. Details kommen später
- Bitte um Bestätigung. Ein kurzes „lass mich wissen, ob es angekommen ist“ hilft dir sicherzustellen, dass die Nachricht nicht verloren gegangen ist
- Denke an die Zukunft. Plane nicht nur die Einladungen, sondern auch eine Möglichkeit, die Erinnerungen von der Feier zu sammeln
Zusammenfassung
Save the Date ist ein einfaches, aber äußerst nützliches Element bei der Planung jeder größeren Feier. Rechtzeitig verschickt (6-12 Monate vor der Hochzeit, 2-4 Monate vor kleineren Feiern) ermöglicht es den Gästen, ihre Anwesenheit zu planen und sich auf dein großes Ereignis vorzubereiten.
Unabhängig davon, ob du dich für traditionelle Karten, E-Mails oder Nachrichten in sozialen Medien entscheidest – das Wichtigste ist, dass die Information alle erreicht. Und wenn die Gäste dann da sind und anfangen, mit ihren Handys zu fotografieren, stelle sicher, dass du eine Möglichkeit hast, all diese Erinnerungen an einem Ort zu sammeln.
Planst du eine Feier und möchtest alle Gästefotos in einer praktischen Galerie haben? Teste PixFiesta kostenlos und überzeuge dich selbst, wie einfach man das Problem verstreuter Fotos lösen kann!